Conditions Générales de Vente du service Zelkia

Clients « site direct » — BtoB & BtoC.

1. Objet – Définitions – Champ d'application – Hiérarchie contractuelle

Les présentes conditions générales de vente (ci-après les « CGV ») ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles la société Eurécia (ci-après « Eurécia » ou « Zelkia »), éditrice du service Zelkia commercialisé sous la marque Zelkia, propriété de la société ZEPHYR, commercialise en ligne, via le site www.zelkia.com, des abonnements au service Zelkia auprès de clients professionnels et de clients consommateurs ou non professionnels.

1.1. Identité des parties prestataires

Eurécia (SIREN 487 820 268, RCS Toulouse, siège social : 3 chemin des Canelles, 31320 Castanet-Tolosan) est l'éditrice et prestataire du Service. Elle seule est partie contractante au titre des présentes CGV.

La marque « Zelkia » est la propriété exclusive de ZEPHYR (SIREN 882 740 863, RCS Toulouse), concédée à Eurécia pour l'édition et la commercialisation du Service. Dans les présentes CGV, « Zelkia » désigne indifféremment la dénomination commerciale du Service et, par abus de langage courant, Eurécia en sa qualité de prestataire.

1.2. Définitions

Pour l'application des présentes :

• « Service » : le service logiciel en mode SaaS de coaching managérial assisté par intelligence artificielle, dénommé Zelkia, accessible via la plateforme www.zelkia.com, comprenant l'ensemble des fonctionnalités décrites à l'article 2 ;
• « Client professionnel » (BtoB) : toute personne physique ou morale agissant à des fins entrant dans le cadre de son activité commerciale, industrielle, artisanale, libérale ou agricole, y compris lorsqu'elle agit au nom ou pour le compte d'un autre professionnel ;
• « Client consommateur » (BtoC) : toute personne physique qui agit à des fins n'entrant pas dans le cadre de son activité professionnelle, au sens du Code de la consommation ;
• « Client non professionnel » : toute personne morale n'agissant pas à des fins professionnelles ;
• « Utilisateur » : toute personne physique accédant effectivement au Service, qu'elle soit elle-même le Client ou un collaborateur du Client professionnel bénéficiaire d'une licence ;
• « Compte » : l'espace personnel créé sur la plateforme Zelkia permettant l'accès au Service ;
• « Données de coaching » : l'ensemble des données générées dans le cadre de l'utilisation du Service, incluant le profil managérial, les réponses aux questionnaires, les conversations, les simulations vocales et leurs transcriptions, les mémos et synthèses personnalisés.

1.3. Champ d'application

Les présentes CGV s'appliquent à toute souscription payante au Service effectuée directement sur le site www.zelkia.com (canal « site direct »), à l'exclusion :

• des contrats conclus via les offres Eurécia SIRH, régis par des conditions particulières et/ou générales distinctes ;
• des contrats conclus via des partenaires tiers, régis par leurs propres conditions particulières.

1.4. Hiérarchie contractuelle

Les documents contractuels applicables sont, par ordre de priorité décroissante :

1. les éventuels devis ou conditions particulières expressément acceptés par le client ;
2. les présentes CGV Zelkia « site direct » ;
3. les Conditions Générales d'Utilisation (CGU) de la plateforme Zelkia ;
4. la Politique de confidentialité et l'Accord de protection des données (DPA) Zelkia ;
5. la Politique cookies de la plateforme Zelkia ;
6. les documents d'information (FAQ, supports marketing).

En cas de contradiction entre les présentes CGV et la Politique de confidentialité ou le DPA sur un point relatif au traitement des données à caractère personnel, à la sécurité, à l'hébergement, aux sous-traitants ou aux transferts de données, la Politique de confidentialité et/ou le DPA prévalent.

2. Description du service Zelkia

Zelkia est un service logiciel en mode SaaS de coaching managérial assisté par intelligence artificielle, dédié exclusivement aux problématiques de management.

Le service comprend notamment :

• des fonctionnalités de coaching et conseil : conversations avec un assistant d'IA, coaching managérial approfondi, analyse d'entretiens et d'échanges passés, conseils pour débloquer des situations managériales ;
• des fonctionnalités de préparation et entraînement : simulations vocales avec feedback, scripts d'entretien personnalisés, mémos personnalisés avant chaque entretien ;
• des fonctionnalités de progression : questionnaire de profil manager, parcours d'entraînement personnalisés, suivi de progression dans le temps.

Zelkia est exclusivement destiné au développement des compétences managériales de l'utilisateur-manager. Il n'est pas conçu, ni destiné, ni adapté pour être utilisé comme outil d'évaluation, de notation, de sélection, de recrutement ou de gestion des ressources humaines au sens du Règlement (UE) 2024/1689 sur l'intelligence artificielle.

Tout usage du Service excédant cette destination relève de la seule responsabilité du Client et est expressément exclu du périmètre contractuel. Eurécia décline toute responsabilité et toute garantie pour les usages réalisés en dehors de cette destination prévue.

2.1. Nature des contenus générés par l'IA

Les réponses et recommandations fournies par Zelkia sont générées de manière automatisée à partir de modèles d'intelligence artificielle et de données de référence, incluant notamment l'expertise de coachs certifiés. Elles peuvent contenir des erreurs, des inexactitudes ou des informations incomplètes et ne sont pas garanties comme étant exactes, exhaustives ou à jour.

Les contenus générés par Zelkia sont fournis à titre d'aide à la réflexion et d'accompagnement au développement managérial. Ils ne constituent en aucun cas un conseil juridique, fiscal, social, en ressources humaines, médical ou, plus généralement, un conseil professionnel personnalisé. L'utilisateur demeure seul responsable des décisions qu'il prend sur la base de ces contenus et s'engage à exercer un contrôle humain approprié avant toute décision susceptible d'avoir un impact significatif sur des tiers.

2.2. Intelligence artificielle – Transparence et engagement de conformité

Le service Zelkia est fourni par un système d'intelligence artificielle. Eurécia s'engage à informer ses utilisateurs de cette nature et à leur permettre d'utiliser le service de manière éclairée.

2.2.1. Nature du service et information de l'utilisateur

Zelkia est un service fondé sur des modèles d'intelligence artificielle générant des recommandations de manière automatisée. L'utilisateur est informé, dans l'interface du service, qu'il interagit avec un système d'IA et non avec un être humain.

Les contenus générés par Zelkia sont fournis à titre d'aide à la réflexion managériale uniquement. Ils ne constituent pas un conseil professionnel personnalisé et ne peuvent pas fonder seuls une décision ayant un impact significatif sur une personne. L'utilisateur demeure seul responsable des décisions qu'il prend sur la base des contenus générés.

2.2.2. Supervision humaine

Eurécia conçoit le service de manière à permettre une supervision humaine effective : aucun output de Zelkia ne prend la forme d'une décision automatisée. Le service ne dispose d'aucun module de notation, de classement ou de scoring des collaborateurs. Le manager-utilisateur est le seul décisionnaire.

2.2.3. Données saisies relatives à des tiers

Dans le cadre de l'utilisation du service, le manager-utilisateur peut être amené à mentionner des informations relatives à des collaborateurs identifiés. Ces informations constituent des données à caractère personnel de tiers au sens du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD). Le manager-utilisateur est responsable de s'assurer que cette saisie est compatible avec les politiques internes de protection des données de son organisation et de ne pas saisir de données relevant de l'article 9 du RGPD (données de santé, opinions syndicales, données relatives à la vie privée).

2.2.4. Conformité réglementaire en matière d'IA

Le Règlement (UE) 2024/1689 sur l'intelligence artificielle (AI Act) est en cours d'entrée en vigueur progressive. Eurécia suit attentivement l'évolution de ce cadre réglementaire et conduit une démarche proactive de conformité.

Eurécia analyse la classification du service Zelkia au regard de l'AI Act et conçoit le Service de manière à tendre vers la qualification de système à risque limité au sens de l'article 50 du règlement, en s'assurant notamment : (i) que le Service n'automatise aucune décision ayant un impact sur des tiers ; (ii) que la destination prévue du Service est exclusivement le développement managérial de l'utilisateur, telle que définie à l'article 2 des présentes ; (iii) que les usages incompatibles avec cette destination sont contractuellement exclus à l'article 8 des présentes.

Eurécia s'engage à : (i) mettre en œuvre les obligations correspondant à la classification retenue à mesure que celles-ci deviennent applicables ; (ii) informer les Clients professionnels de l'évolution de cette classification et de ses implications ; (iii) adapter les présentes CGV en conséquence, dans les conditions prévues à l'article 17.

Les présentes stipulations reflètent l'état de la réglementation à la date des présentes CGV et seront mises à jour au fur et à mesure de l'entrée en application des dispositions de l'AI Act.

2.3. Disponibilité du service (SLA)

Taux cible. Eurécia vise un taux de disponibilité de 99 % par mois civil, mesuré hors périodes de maintenance planifiée et hors cas de force majeure, dans le cadre d'une obligation de moyens.

Maintenance planifiée. Réalisée, dans la mesure du possible, hors heures ouvrées (lun-ven, 9h-18h, Paris). Une notification par email aux Clients professionnels avec préavis de 48 heures, sauf urgence technique, est réalisée.

Interruptions non imputables. Eurécia ne peut être tenue responsable des interruptions résultant de défaillances des réseaux publics, des infrastructures ou API de fournisseurs tiers, ou d'un cas de force majeure (art. 15).

Signalement. Tout incident est signalé à [email protected]. Eurécia accuse réception dans les 24 heures ouvrées.

2.4. Limitation de volumétrie

Eurécia peut mettre en place des limitations raisonnables de volumétrie, notamment en termes de nombre de requêtes par période, de volume de données traitées ou de durée de traitement des fonctionnalités vocales, afin de préserver la stabilité, la sécurité et la qualité du Service pour l'ensemble des utilisateurs.

Les éventuels quotas inclus dans l'abonnement souscrit et les conditions applicables en cas de dépassement sont précisés lors de la souscription. En cas de dépassement significatif et persistant, Eurécia peut contacter le Client afin de trouver une solution adaptée, préalablement à toute mesure de limitation ou de suspension.

2.5. Fonctionnalités en version bêta

Certaines fonctionnalités du Service peuvent être proposées à titre expérimental, désignées comme « version bêta » ou « accès anticipé » dans l'interface. Ces fonctionnalités sont clairement identifiées comme telles à l'attention de l'utilisateur.

Les fonctionnalités proposées en version bêta sont mises à disposition à titre complémentaire, sans engagement ferme d'Eurécia quant à leur disponibilité, leur performance, leur maintien ou leur développement ultérieur. Elles ne sont pas couvertes par le taux de disponibilité défini à l'article 2.3 et peuvent être modifiées, suspendues ou supprimées sans préavis particulier, sans que cela puisse constituer un défaut de conformité au sens de l'article 11 ni ouvrir droit à résiliation ou remboursement.

3. Accès au service – Création de compte – Distinction BtoB / BtoC

3.1. Conditions d'accès

La souscription à un abonnement payant requiert la majorité légale (18 ans) et la pleine capacité juridique de contracter. L'accès à l'offre freemium est ouvert aux personnes âgées d'au moins quinze (15) ans, lesquelles déclarent disposer de l'autorisation préalable de leur représentant légal. Aucun abonnement payant ne peut être souscrit par un mineur de moins de 18 ans.

3.2. Informations fournies et garantie d'habilitation

Lors de la souscription, le souscripteur fournit au minimum un prénom, nom, une adresse électronique, un emploi, une organisation et un mot de passe. En cas de souscription payante BtoB, la raison sociale, le SIREN et l'adresse de l'organisation sont obligatoirement renseignés. La personne souscrivant déclare et garantit être dûment habilitée à engager juridiquement l'organisation. En cas de souscription sans habilitation réelle, elle sera personnellement tenue des obligations contractuelles et devra indemniser Eurécia de tout préjudice en résultant.

3.3. Distinction BtoB / BtoC et licences utilisateurs

Lors de la commande, le souscripteur indique s'il agit en tant que particulier ou pour le compte d'une organisation. Pour les Clients professionnels, les licences peuvent être affectées à des Utilisateurs désignés. Le Client professionnel reste seul responsable de la gestion des accès et des actes de ses Utilisateurs.

3.4. Sécurité des accès et des identifiants

Chaque Utilisateur est responsable de la confidentialité de ses identifiants de connexion. Tout accès au Service réalisé via son compte lui est réputé imputable. Le partage d'identifiants entre plusieurs personnes non titulaires d'une licence est expressément interdit et constitue un manquement aux présentes CGV.

En cas de compromission avérée ou suspectée de ses identifiants, l'Utilisateur en informe Eurécia sans délai à [email protected] et procède à la modification immédiate de son mot de passe. Eurécia ne saurait être tenue responsable des conséquences d'un accès non autorisé résultant d'un manquement de l'Utilisateur à ses obligations de sécurité.

3.5. Sort du compte en cas de décès pour les clients consommateurs

Les ayants droit peuvent demander la clôture du compte et la suppression des Données de coaching en adressant une demande à [email protected] avec justificatif. Eurécia procède à la clôture dans un délai de trente (30) jours. Aucune transmission des Données de coaching à des tiers n'est effectuée, sauf disposition légale contraire.

4. Offres, freemium et formation du contrat

4.1. Offres d'abonnement

Les offres commercialisées comprennent un abonnement mensuel à tacite reconduction et un abonnement annuel à tacite reconduction pouvant bénéficier d'une remise liée à l'engagement. Les caractéristiques essentielles de chaque offre sont présentées sur le site préalablement à toute commande.

4.2. Offre freemium de 14 jours

Un accès gratuit d'une durée de quatorze (14) jours est proposé sans moyen de paiement requis. L'offre freemium est régie par les seules CGU et la Politique de confidentialité. Les présentes CGV ne s'appliquent qu'aux abonnements payants. À l'issue de la période, l'accès est interrompu sauf souscription payante. Les Données de coaching sont conservées trente (30) jours maximum puis supprimées ou anonymisées. Le compte reste techniquement réactivable pendant un (1) an sans accès aux données supprimées.

Lorsque le Client a bénéficié de l'accès freemium préalablement à la souscription d'un abonnement payant, il reconnaît avoir disposé de toute l'information nécessaire pour évaluer, sous sa seule responsabilité, l'adéquation du Service à ses besoins spécifiques.

Dans cette hypothèse, le Client ne saurait, postérieurement à la souscription, se prévaloir d'une inadéquation du Service à ses besoins pour justifier une résiliation anticipée ou une demande de remboursement, sauf défaut de conformité caractérisé au sens de l'article 11 des présentes ou manquement imputable à Eurécia.

Il est rappelé que cette stipulation ne prive pas le Client consommateur des droits qui lui sont reconnus par la loi au titre de la garantie légale de conformité des contenus et services numériques, lesquels sont d'ordre public et ne peuvent faire l'objet d'aucune limitation contractuelle.

4.3. Formation du contrat

Le contrat est conclu par voie électronique selon les étapes suivantes :

• sélection de l'offre et création ou connexion au compte ;
• choix du statut « particulier » ou « organisation » ;
• affichage d'une page récapitulative précisant l'offre, le prix, la durée, les informations précontractuelles obligatoires (art. L.221-5 C. conso) et le lien vers les présentes CGV ;
• validation définitive (double consentement en ligne) ;
• envoi d'un email de confirmation sur support durable incluant le récapitulatif, un lien permanent vers les CGV et, pour les consommateurs, le formulaire type de rétractation (Annexe 1).

Le contrat est réputé conclu à la date de confirmation par Zelkia. L'accès est ouvert immédiatement après paiement de la première échéance.

5. Prix, facturation, révision tarifaire et paiement

5.1. Prix et taxes

Les prix sont indiqués TTC pour les clients consommateurs, HT pour les clients professionnels (TVA ajoutée au paiement). Pour les Clients professionnels établis dans un autre État membre de l'UE, les règles OSS applicables aux services numériques transfrontaliers s'appliquent.

5.2. Révision tarifaire

5.2.1. Révision ordinaire par indexation

Les redevances d'abonnement sont révisables annuellement à la date anniversaire du contrat, par application de la variation de l'indice Syntec publié par la Fédération Syntec sur les douze (12) mois précédant ladite date anniversaire, selon la formule suivante : P(n) = P(n-1) × [S(n) / S(n-12)], où P désigne le prix de l'abonnement et S la valeur de l'indice Syntec au mois considéré.

La révision est notifiée au Client par écrit au moins trente (30) jours avant son entrée en vigueur. Le Client peut dénoncer son abonnement sans frais ni pénalité dans un délai de quinze (15) jours à compter de la réception de ladite notification. À défaut de dénonciation notifiée dans ce délai, la révision est réputée acceptée. Pour les clients consommateurs, ce droit s'applique conformément à l'article L.215-3 du Code de la consommation.

5.2.2. Révision extraordinaire

Nonobstant les dispositions de l'article 5.2.1, Eurécia se réserve le droit de procéder à une révision tarifaire non limitée à l'évolution de l'indice Syntec, notamment en cas d'évolution significative des coûts d'infrastructure technique, des coûts afférents aux modèles d'intelligence artificielle tiers, ou de modification substantielle du périmètre ou des fonctionnalités du Service.

Une telle révision fait l'objet d'une notification écrite adressée au Client au moins soixante (60) jours avant sa date d'entrée en vigueur, précisant le montant du nouveau tarif, son motif et sa date d'application.

Le Client dispose d'un délai de trente (30) jours à compter de la réception de ladite notification pour dénoncer son abonnement par écrit à [email protected], sans frais ni pénalité de résiliation. À défaut de dénonciation notifiée dans ce délai, le nouveau tarif est réputé accepté et s'applique de plein droit à l'issue du préavis de soixante jours.

Il est expressément stipulé que le droit de dénonciation sans frais prévu au présent article constitue pour le client consommateur une disposition d'ordre public au sens de l'article L.215-3 du Code de la consommation, à laquelle il ne saurait être dérogé.

5.3. Facturation et paiement

En cas de défaut de paiement à l'échéance convenue, Eurécia se réserve le droit de suspendre l'accès au Service de plein droit, sans mise en demeure préalable et sans préjudice de tout autre recours, dès le lendemain de ladite échéance.

Eurécia notifie le Client de la suspension par email. Le Client dispose d'un délai de cinq (5) jours ouvrés à compter de cette notification pour régulariser l'intégralité des sommes dues. À défaut de régularisation dans ce délai, Eurécia est en droit de résilier l'abonnement de plein droit dans les conditions de l'article 6.5.

5.4. Pénalités de retard (clients professionnels)

Tout retard de paiement entraîne de plein droit, sans mise en demeure, des pénalités calculées au taux directeur de la Banque Centrale Européenne (BCE) majoré de dix (10) points, appliqué au montant HT impayé à compter du lendemain de l'échéance. Une indemnité forfaitaire de quarante euros (40 €) pour frais de recouvrement est automatiquement due (art. D.441-5 C. com.), sans préjudice d'une indemnisation complémentaire sur justificatifs si les frais réels sont supérieurs.

6. Durée, reconduction et résiliation

6.1. Durée et reconduction

L'abonnement mensuel est conclu pour un (1) mois, renouvelable par tacite reconduction par périodes d'un mois. L'abonnement annuel est conclu pour douze (12) mois, renouvelable par tacite reconduction par périodes de douze mois.

6.2. Information préalable à la reconduction (abonnements annuels BtoC)

Conformément à l'article L.215-1 du Code de la consommation, Eurécia informe le Client consommateur souscrivant un abonnement annuel, par email, de la possibilité de ne pas reconduire son abonnement, au plus tôt trois (3) mois et au plus tard un (1) mois avant le terme. Si cette information n'a pas été adressée dans les délais légaux, le consommateur peut résilier gratuitement à tout moment après la reconduction, avec remboursement prorata temporis.

6.3. Résiliation par le client

Le Client peut résilier son abonnement à tout moment via son espace client en ligne (fonctionnalité gratuite, accessible sans obstacle technique ni frais supplémentaires conformément à l'article L.215-1-1 du Code de la consommation). La résiliation prend effet à l'issue de la période en cours, à condition d'être notifiée au plus tard la veille de la date anniversaire.

Aucun remboursement prorata n'est dû pour la période en cours, sauf manquement imputable à Zelkia, en application de la garantie légale de conformité (art. 11).

6.4. Résiliation pour modification substantielle du service

Toute modification substantielle défavorable des fonctionnalités principales est notifiée avec un préavis minimum de trente (30) jours. Dans ce délai, le Client peut résilier sans frais par email à [email protected]. L'absence de résiliation notifiée vaut acceptation, sans préjudice des droits des consommateurs au titre de la garantie légale de conformité (art. 11).

6.5. Résiliation ou suspension par Zelkia

Zelkia peut suspendre ou résilier l'abonnement en cas de non-paiement persistant, de manquement grave aux obligations contractuelles, d'utilisation frauduleuse ou illicite, ou de comportement portant atteinte à la sécurité de la plateforme.

Lorsque la nature du manquement le permet, une mise en demeure est adressée avec un délai de quinze (15) jours pour y remédier. En cas de résiliation pour faute du Client, ce dernier dispose de sept (7) jours pour exporter ses données via les fonctionnalités standard.

7. Droit de rétractation (clients consommateurs)

Le droit de rétractation prévu aux articles L.221-18 et suivants du Code de la consommation est applicable aux contrats conclus à distance entre Eurécia et un Client consommateur.

L'accès freemium étant gratuit, aucun droit de rétractation n'y est applicable.

Conformément à l'article L.221-28 4° du même code, le consommateur est informé que l'accès au Service sera ouvert immédiatement après paiement, avant l'expiration du délai légal de rétractation de quatorze (14) jours. En validant sa commande, le consommateur donne expressément son accord pour que l'exécution du Service commence avant ce délai et reconnaît expressément perdre son droit de rétractation dès l'ouverture de son accès au Service.

Le formulaire type de rétractation est annexé aux présentes (Annexe 1) et communiqué avec la confirmation de commande, conformément à l'article R.221-1 du Code de la consommation.

8. Usages autorisés, usages interdits et obligations du client

8.1. Usages autorisés

Le Client s'engage à utiliser le Service conformément à sa destination, aux présentes CGV, aux CGU et à la réglementation applicable. Les usages normaux comprennent notamment : la préparation d'entretiens managériaux, la réflexion sur la posture de management, la préparation de messages aux équipes, la simulation de situations managériales et le suivi de progression du manager.

8.2. Usages interdits

Sont notamment interdits :

• fonder des décisions de licenciement, de sanctions disciplinaires, de non-renouvellement ou d'autres décisions à impact significatif sur la situation contractuelle ou financière d'une personne, sans contrôle humain préalable ;
• mettre en place des évaluations individuelles entièrement automatisées ayant un impact direct sur la rémunération, la carrière ou le contrat de travail ;
• utiliser Zelkia dans un contexte de harcèlement moral, sexuel ou discriminatoire à l'égard de collaborateurs ou de tiers ;
• saisir, générer ou diffuser des contenus illicites (diffamatoires, injurieux, discriminatoires, haineux, violents) ;
• utiliser Zelkia pour entraîner, améliorer ou évaluer un autre modèle d'IA ou un service concurrent ;
• procéder à des tentatives d'intrusion, de reverse engineering, de scraping massif ou à toute extraction non autorisée ;
• transmettre des virus ou codes malveillants susceptibles d'affecter la plateforme ;
• plus généralement, utiliser le Service de toute manière portant atteinte aux droits de tiers, à la sécurité du Service ou à l'image de Zelkia.

8.3. Usages excédant la destination prévue

Afin de préserver la qualification du Service comme outil de développement managérial, sont expressément interdits les usages suivants, excédant la destination prévue définie à l'article 2 :

• utiliser le Service dans le cadre de processus formels d'évaluation de la performance des collaborateurs, de recrutement et de sélection de candidats, de décision de promotion, de rétrogradation ou de modification des conditions de travail d'un travailleur identifié ;
• utiliser les outputs du Service comme élément de preuve ou de justification dans le cadre d'une procédure disciplinaire, d'un licenciement, d'une rupture conventionnelle ou de tout litige prud'homal ;
• permettre à des tiers non utilisateurs, notamment l'employeur, la direction des ressources humaines ou le responsable hiérarchique, d'accéder aux conversations, synthèses ou outputs générés dans le cadre du Service.

Ces usages sont incompatibles avec la destination prévue du Service et ne sont couverts ni par les présentes CGV ni par l'assurance d'Eurécia. Leur mise en œuvre engage la seule responsabilité du Client.

8.4. Enregistrement audio et consentement des tiers

Les fonctionnalités d'enregistrement et d'analyse audio du Service sont exclusivement destinées à l'entraînement et à la préparation du manager-utilisateur dans le cadre de son développement managérial personnel.

Il est interdit d'utiliser ces fonctionnalités pour enregistrer et analyser un entretien professionnel réel avec un collaborateur sans avoir obtenu préalablement son consentement éclairé et explicite, après l'avoir informé : (i) de l'existence de l'enregistrement ; (ii) de son analyse par un système d'intelligence artificielle ; (iii) de la finalité exclusive de coaching managérial ; (iv) de ses droits sur ses données personnelles.

L'enregistrement de la voix d'un tiers à son insu est susceptible de constituer une infraction pénale au titre de l'article 226-1 du Code pénal, passible d'un an d'emprisonnement et de 45 000 euros d'amende. Eurécia décline toute responsabilité en cas de manquement du Client à cette obligation.

Le Client professionnel est seul responsable de la mise en conformité de cet usage avec le droit du travail applicable dans son pays d'établissement, les dispositions du RGPD applicables au traitement des données de ses collaborateurs, et les politiques internes de son organisation.

8.5. Responsabilité du client sur les données saisies

Le Client est responsable de l'exactitude, de la licéité et de la pertinence des données saisies. Il s'engage à n'intégrer aucune donnée sensible au sens de l'article 9 RGPD (données de santé, données syndicales, données relatives aux infractions pénales).

Tout utilisateur ou tiers peut signaler des contenus manifestement illicites à [email protected]. Zelkia se réserve la faculté de suspendre ou supprimer tout contenu signalé comme illicite.

9. Responsabilité

9.1. Principes généraux

Zelkia s'engage à fournir le Service avec diligence et selon une obligation de moyens. Les contenus générés par l'IA étant de nature probabiliste, Zelkia ne garantit pas l'absence d'erreurs ou d'inexactitudes dans les recommandations fournies.

9.2. Responsabilité spécifique liée à l'IA

Le Client reconnaît que Zelkia fournit des suggestions générées automatiquement ne constituant pas un conseil professionnel personnalisé ; qu'il lui appartient de vérifier la pertinence des contenus avant toute utilisation opérationnelle ; que Zelkia ne peut être tenu responsable des décisions prises sur la seule base des outputs IA, sans contrôle humain approprié.

Le Service Zelkia est conçu selon les principes suivants, constitutifs de sa nature et opposables dans le cadre de toute qualification réglementaire, notamment au titre du Règlement (UE) 2024/1689 :

• Absence de scoring ou de notation automatisée : le Service ne dispose d'aucun module de notation, de scoring, de classement ou d'évaluation chiffrée des collaborateurs ou des managers. L'ensemble des outputs générés est exclusivement qualitatif et narratif ;
• Confidentialité absolue vis-à-vis de l'employeur : aucun contenu généré dans le cadre du Service n'est accessible à des tiers non utilisateurs, notamment à l'employeur, au responsable hiérarchique ou à la direction des ressources humaines ;
• Supervision humaine structurelle : le Service ne produit aucune décision automatisée au sens de l'article 22 du RGPD. La décision finale appartient en toutes circonstances à l'utilisateur.

9.3. Défaillance des fournisseurs de modèles IA tiers

Zelkia a recours à des fournisseurs de briques d'IA tiers (liste disponible sur demande à [email protected]). En cas de défaillance de ces tiers, Zelkia met en œuvre ses meilleurs efforts pour identifier une solution de substitution. La responsabilité de Zelkia ne peut être engagée pour les dommages résultant directement et exclusivement d'une défaillance d'un fournisseur IA tiers sur laquelle Zelkia n'a aucune maîtrise, dans les limites permises par les dispositions impératives applicables aux consommateurs.

9.4. Clients professionnels (BtoB)

La responsabilité de Zelkia est limitée aux dommages directs, à l'exclusion de tout dommage indirect (perte de chiffre d'affaires, de bénéfice, de données, de clientèle, d'image). Pour chaque année contractuelle, le montant total des indemnités dues ne peut excéder le plus faible des deux montants suivants : (i) six (6) mois de redevances HT effectivement payées sur les douze (12) mois précédant le fait générateur ; (ii) cinquante pour cent (50 %) du total des redevances HT facturées sur cette même période.

Ces limitations s'appliquent y compris en cas de violation de données à caractère personnel, dans les limites permises par le RGPD. Elles ne s'appliquent pas en cas de faute lourde ou dolosive de Zelkia.

9.5. Clients consommateurs (BtoC)

La responsabilité de Zelkia envers le consommateur est limitée aux dommages directs et prévisibles résultant d'un manquement prouvé. Zelkia ne peut exclure ou limiter sa responsabilité en cas de dommage corporel ou de faute lourde. Sous ces réserves, la responsabilité est limitée, pour chaque année contractuelle, au total des sommes TTC effectivement payées au cours des six (6) derniers mois précédant le fait générateur.

9.6. Assurance Responsabilité civile professionnelle

Eurécia déclare être couverte par une police d'assurance Responsabilité civile professionnelle auprès d'une compagnie notoirement solvable, couvrant notamment les dommages immatériels résultant de manquements contractuels et les violations de données à caractère personnel. Une attestation est communiquée à tout Client professionnel qui en fait la demande écrite.

10. Données personnelles, sécurité et intelligence artificielle

Les traitements de données à caractère personnel sont décrits dans la Politique de confidentialité et, pour les Clients professionnels, dans l'accord de protection des données applicable.

10.1. Qualifications RGPD

Eurécia agit à double titre :

• En qualité de responsable de traitement : pour les données de compte, d'identification, de facturation et de relation commerciale ;
• En qualité de sous-traitant (art. 28 RGPD) : pour les Données de coaching traitées pour le compte du Client professionnel (responsable de traitement) dans le cadre de l'accord de protection des données applicable.

10.2. Non-entraînement des modèles IA

Les Données de coaching individuelles ne sont pas réutilisées pour entraîner des modèles d'IA génériques ou destinés à d'autres clients. Lorsque Zelkia recourt à des fournisseurs tiers, elle choisit des options excluant toute réutilisation à des fins d'entraînement générique. La liste des sous-traitants est disponible sur demande à [email protected]. En cas de modification substantielle des sous-traitants, les Clients professionnels sont notifiés dans les conditions de l'accord de protection des données applicable.

10.3. Notification des violations de données

En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque, Eurécia s'engage à : (i) notifier le Client professionnel sans retard injustifié et, dans les meilleurs délais, afin de lui permettre de respecter ses propres obligations légales ; (ii) communiquer toutes les informations utiles pour permettre, le cas échéant, d'informer les personnes concernées (art. 34 RGPD).

10.4. Logs et durées de conservation

Les journaux techniques sont conservés sept (7) jours maximum, sauf obligation légale ou incident de sécurité/litige justifiant une conservation plus longue, comme précisé dans la Politique de confidentialité. Pour toute question, le Client peut contacter le délégué à la protection des données à [email protected].

11. Garantie légale de conformité (clients consommateurs)

Les présentes dispositions s'appliquent exclusivement aux contrats conclus avec des clients consommateurs pour la fourniture de contenus et services numériques au sens du Code de la consommation.

Zelkia est tenue de fournir un service numérique conforme au contrat et répond des défauts de conformité existant au moment de la fourniture et apparaissant pendant la durée du contrat (art. L.224-25-1 et s. C. conso).

En cas de défaut de conformité, le consommateur le signale à [email protected]. Eurécia accuse réception et communique un plan de mise en conformité dans un délai raisonnable. Si la mise en conformité est impossible ou trop tardive, le consommateur peut obtenir une réduction de prix ou la résolution du contrat conformément à la loi.

La garantie légale de conformité s'applique indépendamment de toute garantie commerciale. Les dispositions du présent article sont d'ordre public. Toute clause les excluant ou les limitant est réputée non écrite.

12. Fin de contrat – Suppression des données et portabilité

12.1. Sort des données à l'issue de l'abonnement

À l'issue de l'abonnement et sous réserve des obligations légales de conservation :

• les données de compte et d'identification sont conservées le temps nécessaire à la relation contractuelle, la facturation et la preuve ;
• les Données de coaching sont supprimées dans trente (30) jours à compter de la fin de l'abonnement, ou anonymisées de manière irréversible ;
• l'accès au compte est désactivé. En l'absence de réinscription dans trente (30) jours, l'historique n'est plus accessible.

12.2. Portabilité et export des données

Les contenus générés par le Service au cours de l'abonnement, à savoir recommandations, scripts d'entretien, mémos, synthèses, débriefs (ci-après les « Outputs »), sont accessibles à l'utilisateur dans son espace personnel pendant toute la durée de l'abonnement actif.

Le Service ne dispose pas de fonctionnalité d'export des Outputs. L'utilisateur est invité à conserver par ses propres moyens, pendant la durée de son abonnement, les Outputs dont il souhaite garder une copie, par tout procédé à sa convenance (copie, impression, capture).

À l'issue de l'abonnement, l'accès aux Outputs est définitivement supprimé avec l'ensemble des Données de coaching dans les conditions de l'article 12.1. Eurécia ne procède à aucune restitution ni transmission des Outputs postérieurement à la fin du contrat.

S'agissant des données personnelles au sens du Règlement (UE) 2016/679, le droit à la portabilité prévu à l'article 20 dudit règlement peut être exercé par voie de demande écrite à [email protected] pendant la durée de l'abonnement actif.

13. Propriété intellectuelle

Le Service Zelkia, incluant les logiciels, interfaces, bases de données, algorithmes, modèles d'IA, contenus éditoriaux, graphismes, logos et dénominations, demeure la propriété exclusive d'Eurécia ou de ses concédants. Aucun droit de propriété n'est transféré au Client. Eurécia concède un droit personnel, non exclusif, non cessible d'accès et d'utilisation du Service pour la durée du contrat et les seuls besoins internes du Client.

Le Client demeure seul propriétaire des données et contenus qu'il saisit. Il concède à Eurécia, pour la durée du contrat, une licence non exclusive, mondiale et gratuite d'utilisation strictement limitée à la fourniture du Service, à sa sécurisation et à son amélioration, conformément à la Politique de confidentialité et à l'accord de protection des données.

14. Confidentialité

Chaque partie s'engage à considérer comme confidentielles et à ne pas divulguer les informations de nature confidentielle échangées dans le cadre du contrat (informations techniques, commerciales, financières, données utilisateurs).

Ne sont pas confidentielles les informations : (i) publiques sans faute de la partie réceptrice ; (ii) connues avant divulgation ; (iii) dont la divulgation est imposée par une obligation légale ou judiciaire, auquel cas la partie concernée en informe sans délai l'autre dans la mesure du possible.

Cet engagement s'applique pendant la durée du contrat et pendant cinq (5) ans suivant son expiration ou sa résiliation, sans priver Eurécia de la faculté d'utiliser des données anonymisées ou agrégées.

15. Force majeure

Définition. Aucune partie ne peut être tenue responsable d'un manquement résultant d'un événement de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil (événement imprévisible, irrésistible et indépendant de la volonté de la partie qui l'invoque).

Événements visés. Constituent notamment des cas de force majeure : catastrophes naturelles, actes de guerre ou de terrorisme, pandémies, décisions gouvernementales affectant le secteur, cyberattaques de grande ampleur sur les infrastructures d'hébergement, défaillances majeures et imprévisibles des fournisseurs de modèles d'IA tiers sans lesquels le Service ne peut être fourni.

Notification et effets. La partie affectée notifie l'autre dans les meilleurs délais. L'exécution des obligations est suspendue. Les échéances de paiement correspondant à la période de suspension sont proratisées.

Résiliation. Si l'événement persiste au-delà de trente (30) jours, chaque partie peut résilier de plein droit par notification écrite, sans indemnité. Les sommes payées pour des périodes non exécutées sont remboursées prorata temporis.

16. Droit applicable, juridiction, médiation et langue

Les présentes CGV sont soumises au droit français, sous réserve des dispositions impératives plus favorables applicables au consommateur.

Pour tout litige opposant Zelkia à un Client professionnel, la compétence exclusive est attribuée aux tribunaux du ressort du siège social d'Eurécia (Tribunal de commerce de Toulouse). Pour les Clients consommateurs, les règles légales de compétence territoriale s'appliquent.

16.1. Médiation de la consommation

En cas de difficulté, le Client est invité à contacter en priorité le service client à [email protected]. Si le Client consommateur n'obtient pas satisfaction dans un délai de deux (2) mois, il peut recourir gratuitement au médiateur de la consommation compétent, conformément aux articles L.612-1 et suivants du Code de la consommation :

• Médiateur compétent : Centre de Médiation et d'Arbitrage de Paris (CMAP) ;
• Adresse : 39 avenue Franklin D. Roosevelt – 75008 PARIS ;
• Site web : https://www.cmap.fr/la-mediation-de-la-consommation/ ;
• Plateforme ODR européenne : https://ec.europa.eu/consumers/odr.

16.2. Langue

Les présentes CGV sont rédigées en langue française. En cas de traduction, seule la version française fait foi.

17. Modification des CGV

Eurécia se réserve le droit de modifier à tout moment les présentes CGV, notamment pour les adapter aux évolutions légales, réglementaires, techniques ou commerciales du Service Zelkia.

Toute modification substantielle des CGV affectant les droits ou obligations essentielles du Client est notifiée par email au moins quinze (15) jours avant son entrée en vigueur.

Lorsque le Client a la qualité de consommateur ou de non-professionnel, il peut, en cas de modification substantielle défavorable, résilier le Contrat sans frais en notifiant sa décision avant la date d'entrée en vigueur des nouvelles CGV ; à défaut, l'absence de résiliation vaut acceptation.

Pour les autres Clients, les modifications s'appliquent de plein droit à compter de leur entrée en vigueur, y compris aux contrats en cours, sauf stipulation contraire dans les Conditions Particulières ou obligation légale d'application immédiate.

Les versions successives des CGV sont archivées par Eurécia et peuvent être communiquées au Client sur simple demande.

18. Dispositions diverses – Contacts

Si l'une quelconque des stipulations des présentes CGV est déclarée nulle ou inapplicable, les autres stipulations demeurent en vigueur.

Le fait pour l'une des parties de ne pas se prévaloir d'un manquement ne saurait être interprété comme une renonciation à l'obligation en cause.

Eurécia pourra céder tout ou partie des CGV à toute société du groupe ou issue d'une restructuration, sous réserve de ne pas réduire les droits des Clients consommateurs. Le Client professionnel sera informé de toute cession dans un délai raisonnable.

19. Références commerciales

Sauf opposition expresse du Client notifiée par écrit à [email protected], le Client autorise Eurécia à mentionner son nom commercial et, le cas échéant, son logo, à titre de référence commerciale pour le Service Zelkia, sur les supports de communication d'Eurécia (site internet, plaquettes commerciales, présentations, réseaux professionnels).

Cette autorisation est consentie pour la durée du Contrat, puis pour une durée de deux (2) ans à compter de sa cessation, pour quelque cause que ce soit. Elle ne constitue pas une autorisation de reproduire ou d'utiliser les éléments de marque du Client à d'autres fins que la présentation de références commerciales relatives au Service Zelkia. Le Client peut révoquer cette autorisation à tout moment par notification écrite à [email protected], avec effet dans un délai raisonnable permettant la mise à jour des supports concernés.

20. Support client

Pour toute question ou difficulté relative à l'utilisation du Service, le Client peut contacter le support Zelkia à l'adresse [email protected]. Eurécia s'engage à accuser réception de toute demande dans un délai raisonnable et à apporter une réponse adaptée selon la nature et la complexité de la demande. Les modalités détaillées de support (canaux, délais, niveaux d'escalade) sont précisées sur le site www.zelkia.com et peuvent être complétées par des conditions particulières pour les Clients professionnels.

Eurécia fournira un support technique et fonctionnel par email à l'adresse [email protected], du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 14h à 18h (heure de Paris), jours fériés français exclus.

21. Gestion des licences BtoB et dépassement de quota

21.1. Principe de souscription préalable obligatoire

L'accès au Service est subordonné à la souscription préalable d'une licence individuelle et nominative pour chaque Utilisateur autorisé. Aucun accès ne peut être ouvert à un Utilisateur sans qu'une licence ait été préalablement souscrite et activée. Le nombre de licences en vigueur à tout moment est celui figurant au bon de commande ou à l'avenant le plus récent accepté par le Client.

21.2. Demande de licences supplémentaires

Toute augmentation du nombre de licences souscrites fait l'objet d'une demande préalable du Client auprès d'Eurécia sur Zelkia. L'ouverture de l'accès à un nouvel Utilisateur est subordonnée à l'acceptation de cette demande par Eurécia et à la facturation des licences correspondantes, préalablement à toute activation.

Les redevances afférentes aux licences supplémentaires sont calculées prorata temporis sur la durée restant à courir jusqu'à la prochaine date anniversaire de l'abonnement, selon la formule suivante : Montant = (nombre de licences supplémentaires × tarif unitaire HT en vigueur) × (nombre de jours restants / nombre de jours de la période en cours).

21.3. Réduction du nombre de licences

Toute diminution du nombre de licences souscrites ne prend effet qu'à la prochaine date anniversaire de l'abonnement. Jusqu'à cette date, le nombre de licences initialement souscrit demeure intégralement dû et facturé. Aucune diminution ne donne lieu à remboursement rétroactif des redevances déjà acquittées ou dues.

21.4. Accès non autorisé

Tout accès au Service ouvert sans souscription préalable d'une licence constitue un manquement contractuel. Sans préjudice de tout autre recours ouvert à Eurécia, celle-ci est en droit de facturer au Client les licences correspondant aux accès non autorisés constatés, au tarif unitaire en vigueur à la date du constat, pour la durée d'utilisation effective, et de suspendre immédiatement les accès concernés jusqu'à régularisation complète.

Annexe 1 – Formulaire type de rétractation

(Conformément à l'article R.221-1 du Code de la consommation – À compléter et renvoyer uniquement si vous souhaitez vous rétracter.)

À l'attention de : Eurécia, 3 chemin des Canelles, 31320 Castanet-Tolosan.

Je/Nous (*) vous notifie/notifions (*) par la présente ma/notre (*) rétractation du contrat portant sur la prestation de services ci-dessous :

• Commandé le (*) / reçu le (*) : ________________________________
• Nom du (des) consommateur(s) : ________________________________
• Adresse du (des) consommateur(s) : ________________________________
• Signature (uniquement en cas de notification sur papier) : ________________________________
• Date : ________________________________

(*) Rayez la mention inutile.